كيفية إسناد الواجبات بالطريقة الصحيحة

يعتبر إسناد الواجبات من العناصر الأساسية التي يجب توافرها في الإدارة الفاعلة. يوفر لكم بيت.كوم في هذا المقال النصائح التي تساعدكم على إسناد الواجبات بطريقة فعالة.

مفهوم إسناد الواجبات

يتوقع من جميع القادة تركيز وقتهم باستمرار في القيام بواجبات لا يتقنها غيرهم في الفريق. فهم أشخاص قادرون على فعل المستحيل و هم قادرون كذلك على إنقاذ الأعمال من الفشل، لهذا السّبب هم محتاجين إلى الإسناد. تعرف مجلة (هارفرد بزنس ريفيو) الإسناد بأنه "تحويل الواجبات من شخص إلى آخر و يتضمّن هذا تحويل العمل و المسؤولية عليه كذلك". إن الإسناد هو أداة لا يمكن الاستغناء عنها في جعبة إدارة الوقت التي يمتلكها القائد لأنها تعكس القرارات المحسوبة التي يتخذها كالتي تتعلق بأي واجبات سيقوم بها بنفسه و أيّ واجبات سيتولاها أحد غيره. يسمح الإسناد للقائد توّلي مسؤولياته بطريقة أكثر فاعلية بينما يقوم بتنمية مهارات و قدرات فريقه.

ما هي الفوائد الأكثر أهمية لإسناد الواجبات؟

إن الإسناد الفاعل هو وسيلة مدرة للفوائد على جميع زوايا مثلث الشركة و المدير والموظف.

تستفيد الشركة كلها من أداء المدراء الأفضل جودة و من كفاءاتهم المتزايدة عند تركيزهم على القيام بالواجبات ذات الأهمية القصوى للشركة دون العمل على الواجبات اليومية العادية، عندما يدعون الموظفين المميزين يتولون بعض المسؤوليات في عملية صنع القرار المباشر في الواجبات المماثلة لواجباتهم.

يعد الوقت سلعة مهمة للقادة و مع الإسناد الصحيح للواجبات يستطيعون التمتع بمزيد من المرونة و الوقت للتركيز على المسؤوليات الأكثر أهمية من غيرها كالتخطيط و وضع الإستراتيجيات، كما يساعدهم هذا أيضا على الخروج بأفكار جديدة و جني ثمار مهارات فريقهم الجديدة.

يستفيد الموظفون من الإسناد عبر توسيعه لمداركهم و نطاق مسؤولياتهم و مجال أدائهم عبر إعطائهم مسؤوليات أكثر، الأمر الذي يساعدهم على النمو و تطوير مهاراتهم. إذ يساهم ذلك بشكل عام في رفع معدلات الحافز لدى الموظفين و يرفع من روحهم المعنوية، كما يزيد ذلك أيضا رضاهم الوظيفي.

ما هي سيئات الإسناد غير النّاجح؟

يمكن للإسناد السيّئ إلحاق الضّرر بإنتاجية شركة كاملة بشكل كلي، حيث يمكن أن يعاني من ذلك كل من الموظف و مديره. يعمل بعض المدراء على إسناد الواجبات بشكل جائر ويعملون على التخلّي عن جميع مسؤولياتهم لفريقهم بغض النظر عن القدرات الممتلكة والقيود على الموارد. يعمد البعض الآخر من المدراء إلى محاولة تجنب إسناد الواجبات بأكبر قدر ممكن عبر إسناد القليل من الواجبات إلى فريقهم، حيث بفعلهم هذا يقللون حجم النافذة المقدمة لأفراد الفريق للتطوّر و للمساهمة بشكل أكبر و مفيد للمصلحة العامة للشّركة بالإضافة إلى تشكيله لعبء عمل غير مستقر على الموظفين. يعمل نوع آخر من المدراء على إسناد الواجبات للموظفين غير المناسبين للقيام بهذا الواجب مما ينتج عنه ارتكاب الأخطاء و تنامي شعور لوم الذات في نفوس الموظفين الذين قاموا بهذا الواجب بالإضافة إلى فقدهم الثقة في مهاراتهم و قدراتهم. نتيجة لإسناد الواجبات السيئ، تتأثر معنويات الموظفين بشكل سلبي و تنخفض الإنتاجية إلى جانب انعدام الفوضى و الكفاءة في العمل.

ما هي الأسباب التي تدفع القادة للتردد من إسناد الواجبات؟

يتجنب بعض القادة إسناد الواجبات لعدد من الأسباب غير الصحيحة. واحد من هذه الأسباب هو خوفهم من أن يراهم الآخرون أشخاصا كسالى. و يوجد سبب آخر لهذا التردد هو خوفهم من أخذ المخاطر، حيث يظنون من أنهم هم الأشخاص الوحيدون القادرون على تنفيذ واجب معين بالطريقة الصحيحة. من الأسباب التي تدفع بعض المدراء لتجنّب إسناد الواجبات هو انعدام الطمأنينة، فهم خائفون من فقدانهم لمميزاتهم إذا أسندوا واجباتهم للمميزين في الفريق. يمكن أن تكون المعرفة سببا آخر من الأسباب، إذ في بعض الأوقات يمتلك المدير معرفة جيدة بكيفية القيام بواجب ما بالرغم من صعوبته أو سهولته مما يدفعه ذلك إلى تنفيذ ذلك الواجب بنفسه دون إسناده إلى موظف آخر لمعرفته من أن تنفيذه هذا الواجب سيضمن له النتائج الممتازة و يوفّر عليه الوقت الذي سيستهلك في تفسير الأمور والجهد. يعتبر هذا السّبب ناتجا عن الاستيعاب الخاطئ للأمور. في الكثير من الأحيان يتغاضى المدراء عن شرح الواجب للموظف لمرّة أو مرّتين حتى يوفروا الوقت، لكنّهم بفعلهم هذا هم غير مدركين للفوائد التي سيجنونها من شرح الواجب للموظّف لأكثر من مرّة.

ما هي الأوقات المناسبة للإسناد و من هم الأشخاص المناسبون لتسند لهم الواجبات؟

يوجد العديد من الأمور التي يجب أخذها بالحسبان من قبل القائد أو المدير قبل لجوئه إلى عملية الإسناد. وهذه الأمور هي:

·         طبيعة الواجب: هل هو من الواجبات التي يعتبر من الحكمة إسنادها لغيرهم أم هل هو من الواجبات الحساسة و الهامة التي تستدعي اهتمام و وقت المدير أو القائد الكامل. ما هو المقدار الذي يمكن إسناده من الواجب؟.

·         الفرد: هل يمتلك المعرفة و الخلفية التي تلزمه لتنفيذ هذا الواجب بنجاح؟، هل سيوفّر له هذا الواجب الفرصة حتى يطوّر من مهاراته و قدراته؟، هل يتماشى هذا الواجب أو المسؤولية مع طبيعة اهتماماته للمدى الطويل؟، و أيضا، فيما إذا كان العبء الوظيفي الذي عنده يسمح له بآخذ الواجبات الإضافية؟.

·         الوقت: يقضي إسناد الواجبات بفاعلية توفر الوقت اللازم لتوزيع الواجبات من القائد إلى عضو في فريقه و الوقت الذي تستغرقه عملية التدريب الصحيح بالإضافة إلى الوقت الذي يستغرقه سؤال الأسئلة و إجاباتها من الوقت الذي تستدعيه التجربة تحت إشراف القائد. لهذه الأسباب ينصح بإسناد الواجبات ضمن إطار زمني منطقي و يفضّل أيضا إسناد الواجبات ذات الطبيعة المتكرّرة في الوقت الطويل.

نصائح بيت.كوم للإسناد الناجح:

يقدم بيت.كوم لكم بعض الإرشادات التي تساعدكم على الإسناد بنجاح و فاعلية:

·         كن واضحا في توقعاتك. أذكر النتائج المرغوبة لأفراد فريقك بوضوح.

·         حدد حدود السلطة التي سينالها أفراد الفريق و مسؤولياتهم. اشرح لهم الحدود التي يجب يعملوا وفقها قبل إسناد الواجب لهم.

·         أعط أفراد الفريق السلطة ليختاروا الواجبات التي تتعلق بهم و قم بإسناد هذه الواجبات لهم. إن الانخراط في عملية الإسناد يساعد الموظفين في رفع ثقتهم بأنفسهم بشكل فوري.

·         أسند الواجبات للذين يقومون بأداء الواجبات الشّبيهة بطبيعة الواجب الذي ترغب بإسناده، لأنهم سينجحون في ذلك بلا شك.

·         أسند الواجبات لأفراد الفريق المهيئين للقيام بهذا الواجب. تأكد من أنك واثق بشكل كامل بقدراتهم في تولّي الواجب الجديد و تحقيق النتائج المرغوبة.

·         كن داعما لأفراد فريقك. اتّبع سياسة الباب المفتوح لأفراد فريقك حتى يأتون إليك كلما ساورتهم أية أسئلة أو استفسارات بشأن الواجب المسند. كن صبورا مع أفراد فريقك و ذلك لوجود احتمالية عدم استيعابهم للواجب بسرعة و لكنهم سيستوعبونه بدقة متناهية في نهاية المطاف مع التدريب الجيد.

·         وجه التقدير كلما استدعت الحاجة لذلك. ضاعف التزام أفراد الفريق من خلال شرح الأثر الإيجابي المترتب على عملية الإسناد على نجاح الشّركة و بناء مهاراتهم.

·         لا تتخلى عن المسؤوليات. لا تكتفي فقط بإعطاء أفراد فريقك الإرشادات العرضية فقط والانشغال بعملك ظنا منك بأن فريقك قادر على تحقيق النتائج المطلوبة. يجب عليك تحديد جلسات التدريب و تقييم الأداء حتّى تضمن التقدم الصّحيح لسير العمل في تنفيذ الواجب المسند وفق الجدول الزمني.

قال (وليام نايت) الكاتب الصحفي في جريدة (الغاردين) الإنجليزية "كلّما نمت أعمالنا، زادت حاجتنا لإسناد الواجبات و المسؤوليات و زادت أيضا حاجتنا إلى تشجيع الرجال و النساء على أخذ المبادرات. سترتكب الأخطاء. لكن إذا كان الفرد بالضرورة هو المناسب للقيام بواجب ما، ستكون الأخطاء التي يرتكبها قليلة الأهمية في المدى الطويل بالمقارنة مع الأخطاء التي ترتكبها الإدارة إذا اختارت أن تملي على هؤلاء الذين لديهم السلطة كيفية القيام بوظائفهم بحذافيرها كافة". يترتب على الإسناد السيّئ للواجبات نتائج غير حميدة. لهذا السبب تنصح الشركات بتدريب مدرائها على مهارات إسناد الواجبات الفعالة و تجنب الأخطاء الشائعة و غيرها من هفوات.

This article and all other intellectual property on Bayt.com is the property of Bayt.com. Reproduction of this article in any form is only permissible with written permission from Bayt.com.